BẠN ĐƯỢC HỌC GÌ KHI ĐI THỰC TẬP- PHẦN 1
Hãy cùng xem giám đốc của trung tâm dạy xuất nhập khẩu Masimex cũng như Vnlogs – anh Mạc Hữu Toàn chia sẻ về những gì mà các anh chị đã dạy cho các bạn thực tập nhé.
Dạy gì cho thực tập viên?
Thời điểm thực tập cũng sắp đến rồi! Khá nhiều các bạn sinh viên năm 4 đã gần như hoàn thành các môn học của mình trên trường và đang tìm kiếm các nơi thực tập. Cũng không ít các công ty đang tuyển thực tập sinh nhằm mục đích tìm kiếm nhân sự chất lượng cho công ty mình.
Công ty mình, Cty CP XNK Vnlogs cũng không phải là ngoại lệ. Nhưng làm thế nào để hướng dẫn cho các em thực tập viên hiệu quả và đánh giá được năng lực của mỗi người. Dưới đây làm một vài chia sẻ của mình khi hướng dẫn các em.
Pha trà hoặc cafe
Hôm đó cho một em đi pha trà túi lọc, em ấy pha bằng nước nguội nhé. Hay pha cafe thì pha bằng 1/2 nước sôi, 1/2 nước nguội. Có em thì không biết pha cafe fin thế nào nữa. Lúc đó cả phòng cùng phá lên cười. Cũng vui mọi người à. Văn phòng nhiều lúc bận rộn, căng thẳng nhưng có các em ấy vào cũng vui hơn hẳn.
Quay lại việc pha trà hay cafe. Tại sao phải dạy? Vì nó có thể đánh giá sự khéo léo, tinh tế của thực tập viên đó. Em ấy có cách để hỏi xem Sếp có muốn uống trà nóng hay trà lạnh, uống đặc hay loãng, trà có thêm đường hay không?
Cách pha và cách đưa trà/cafe cũng phải khéo léo, nhanh nhẹn hay không nữa nhé.
Đi gửi chứng từ từ Hà Nội xuống Hải Phòng bằng xe khách
Công việc nghe đơn giản thôi nhưng lại có thể xảy ra nhiều chuyện nếu như bạn không làm đúng cách. Hôm trước, mình từ HP lên HN sau chuyến đi công tác thì nghe được câu chuyện của anh phụ xe nói chuyện với một bạn nhân viên xuất nhập khẩu về chuyện bị thất lạc thư (Trong đó gồm các chứng từ gốc, sao y , giấy giới thiệu và giấy khống..của công ty đó gửi cho công ty forwarder dưới Hải Phòng để làm thủ tục hải quan nhập).
Bạn nữ nhân viên XNK gửi thư cho 1 anh áo trắng có logo của một hãng xe khách nhưng do một lỗi gì đó, chứng từ mà bạn ấy gửi xuống Hải Phòng lại không thể tìm thấy được, trong khi trong tay cô ấy chỉ có số điện thoại của anh phụ lái xe này. Chắc hẳn các bạn biết kết quả nếu như không tìm được bộ chứng từ kia rồi đó. Thế nên việc gửi chứng từ cũng phải dạy nhé.
In/photo/scan
Có lẽ ai đi làm cũng phải tự làm các công việc này. Không phải bàn cãi nếu như bạn là nhân viên XNK/logsitics, các vị trí trong ngành đều phải biết kỹ năng cơ bản này. Chưa kể, bạn có biết cài đặt máy in không? Biết tháo trống máy in khi gần hết mức không? Thiết lập hệ thống in wifi cho toàn công ty và cài đặt các máy con? Cách mà mình hướng dẫn cho các em ấy là RA ĐỀ => TỰ GIẢI.
Ví dụ: Mình nói “Hãy tự kết nối máy tính của em (Laptop) để in được qua hệ thống wifi của công ty!”. Sau đó để các em ấy tự suy nghĩ và cài đặt. Bao giờ tự mình in được bằng máy tính của mình coi như hoàn thành.
Có thể bạn quan tâm: “Học xuất nhập khẩu là học gì?“
Đánh file excel và in ra trên 1 tờ A4
Nhiều em có thể thao tác tốt trên word nhưng trên excel lại hạn chế. Một vài các lỗi các em ấy thường gặp là việc chỉnh sửa văn bản, căn lề, thêm dòng, cột và thiết lập in file excel. Các lỗi này dẫn đến văn bản của em in ra có thể bị chèn ra sang trang 2,3 hay chữ bé, lề siêu vẹo hay form lệch lạc, không bắt mắt.
Bài này có thể giúp các em rèn luyện tính cẩn thân và cũng giúp chúng ta đánh giá được kỹ năng tin học văn phòng. Thao tác nhanh, chuẩn và cẩn thận có thể giúp ích rất nhiều khi làm việc.
Tiếp theo là dựa kiến thức nghiệp vụ sẵn có sau bài test nho nhỏ, các bạn thực tập viên sẽ được phân vào các vị trí khác nhau như Operation, Customer service.
Các bạn không đạt kiến thức nghiệp vụ thì ít nhất phải có tố chất gì đó rất đặc biệt ví dụ như Kỹ năng giao tiếp tốt, tư duy nhanh, và “ngoan”. Lọc ngay từ lúc đầu vào rồi nên chất lượng thực tập viên cũng ổn ổn.
Operation Staff
Do các kiến thức cơ bản các bạn cũng khá nên mình sẽ yêu cầu đi theo làm cùng các lô hàng của các nhân viên OPs của bên mình: Một phần hoặc toàn phần quy trình Logistics xuất/nhập.
Việc đi theo này không chỉ dừng ở đó mà sau mỗi buổi, yêu cầu lập bảng quy trình lại để đánh giá mức độ hiểu được bao nhiêu.
Hỏi một vài các thông tin các lô hàng xem kỹ năng ghi chép thông tin và nhớ thông tin thế nào. Có thể đặt thêm các câu hỏi kiểu câu hỏi tình huống để giúp hiểu sâu hơn.
Tập tra mã HS
Bài này là bắt buộc cho mỗi nhân viên OPS. Có thể dùng các danh mục hàng cũ của khách hàng, yêu cầu thưc tập viên tra và kiểm tra. Như bên mình, hiện tại khách hàng đang gửi cho 1 list danh sách các hàng dự kiến nhập, thế là các em thực tập sinh có việc để làm rồi. Nhiều mã cũng “khoai” phết đó.
Tập truyền tờ khai nháp, trước khi truyền chính thức sẽ kiểm tra lại
Yêu cầu máy tính thực tập sinh cài đặt và tự nhập dự liệu rồi chuyển sang file .xml. Nhập dự liệu vào máy chủ để truyền tờ khai chính thức, hướng dẫn các đình kèm chứng từ … Bài này khuyên là không nên để các em thực tập sinh truyền luôn. Kinh nghiệm sương máu là đôi khi các em ấy gõ sai hoặc đảo lộn số gì đó là đi tong vài triệu ngay.
Nghiên cứu thủ tục Hải quan cho từng loại mặt hàng
Có khá nhiều các câu hỏi về thủ tục Hải quan nhập khẩu cho các loại mặt hàng khác nhau, nên việc đưa ra đề tài để các thực tập sinh nghiên cứu các văn bản luật là một cách rất hay để kiểm tra kỹ năng tìm kiếm, và tổng hợp thông tin. Về bài này thì các em sinh viên ở Học Viên Tài Chính (Khoa Hải quan) làm khá tốt. Ngoài ra, mình có đưa thêm 1 số yêu cầu là nghiên cứu các tình huống hải quan phát sinh thực tế (casestudy) trên các hội/nhóm facebook để các em nghiên cứu. Mỗi ngày 5-10 câu hỏi. Bài này hơi khó, đa số các thực tập sinh chưa làm đầy đủ.
Xem thêm: “Quy trình nhập khẩu hàng hóa“
Sau khi các em đã cứng cứng, đây là lúc xông pha chiến trường
Các lô hàng xuất/nhập đang cần phải làm thủ tục Hải quan, các em phải tự mình chuẩn bị, sắp xếp và đi làm thủ tục Hải quan tại Chi Cục. Trước lạ sau quen, các bạn thực tập viên đều nên đi ít nhất 1 lần nhé. Các Sếp cũng nên dặn dò trước khi đi và hỗ trợ điện thoại chỉ đạo đằng sau nữa nhé.
Customer services/documents
Do là hệ thống nội bộ và ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình giao nhận hàng hoá, cũng như chất lượng dịch vụ của công ty nên thực tập về mảng này, các sếp cũng nên cẩn thận.
Làm SI và Bill đối với hàng xuất (Sea/Air)
Đa số các công ty có sẵn form riêng rồi (hoặc phần mềm) nên các em sẽ dễ dàng thao tác để tạo được các văn bản. Điểm chú ý ở đây là tính cẩn thận, tỉ mỉ và độ chính xác cao.
Khai Manifest và thông báo hàng về
Cũng tương tự như trên.
Chỉ cần sai 1 lỗi nhỏ thôi thì bạn sẽ có thể bị phát sinh ra các chi phí từ vài trăm ngàn đến vài triệu ngay lập tức. Chưa kể, việc phát sinh đó làm ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ của công ty.
Giao dịch và xử lý các thông tin trong quá trình giao nhận vận tải quốc tế
Phần này chỉ có thể chia sẻ ngoài, khá ít công ty chia sẻ các thông tin nội bộ về hệ thống đại lý và các tình huống phát sinh thực tế theo quá trình. Cách hướng dẫn có thể là đưa tình huống và yêu cầu đưa cách xử lý, tập viết email phản hồi.
NẾU BẠN MUỐN TÌM 1 NƠI THỰC TẬP ĐƯỢC HƯỚNG DẪN TẬN TÌNH NHƯ THẾ NÀY, HÃY ĐẾN VỚI KHÓA HỌC XUẤT NHẬP KHẨU THỰC TẾ MASIMEX NGAY HÔM NAY NHÉ ♥️♥️♥️
Giám đốc công ty cổ phẩn xuất nhập khẩu VnLogs với hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành Xuất nhập khẩu & Logistics – CEO trung tâm đào tạo Masimex – Admin của group trên Facebook: Cộng đồng Xuất nhập khẩu và Logistics Việt Nam.
BÀI VIẾT LIÊN QUAN: